公開日：2024年6月17日　更新日：2024年6月17日

令和2年度学校開放利用申請書の不適切な保管状況について

　令和6年3月19日（火曜日）、個人情報が記載された学校開放事業の令和2年度の学校開放利用申請書類（以下、「申請書」）が入った文書保存箱6箱を非常用避難通路（職員用通路ではあるが職員以外でも出入り可能な場所）に放置され、個人情報が見られる可能性にあるとの「区民の声」がスポーツ振興課に寄せられました。

　本件については、3月19日に報道機関にむけリリースし、すでに公表しているものでありますが、以下のとおり概要を公表します。

概要

事故概要（個人情報保護法規則第45条第1号該当）

令和6年3月14日（木曜日）

• 業務終了後、スポーツ振興課が来年度に向けてレイアウト変更作業を実施。
• 作業中、職員が鍵付き文書棚に保管されている申請書を、文書保存箱6箱に移した。6箱中4箱には令和2年度中に受け付けた申請書（約16,000枚）、残り2箱には申請書を仕分けるための使用済みファイリングフォルダーを入れた。
• レイアウト変更作業に支障がないよう、文書保存箱6箱を同じフロアの非常用避難通路に置いた。
• レイアウト作業終了後、職員は、保管箱に入った申請書を4月の文書廃棄日まで保管するため、庁外にある文書保管庫に翌日以降移送することを予定し、台車に乗せたままにした。

令和6年3月19日（火曜日）

• スポーツ振興課に対し、『非常用避難通路（職員用通路ではあるが職員以外にも出入り可能な場所）に文書保存箱が放置され、最上部の箱にある1枚の申請書の個人情報が見られる状態にある」との「区民の声」があった。
• 区民の声を受け、移送をしていなかった書類を庁外保管庫へ移送した。
• 14日以降、区民の声を寄せた方以外にも個人情報を見られた可能性を否定できない。

 漏えい等が発生したおそれがある保有個人情報の項目（同条第2号該当）

令和2年度学校開放利用申請書に記載された申請者の住所、氏名、連絡先電話番号

※なお、区民の声の内容では、見られた個人情報は最上部の1枚である。

原因（同条第4号該当）

• レイアウト終了後に執務室に戻すべきであったにもかかわらず、その後、すぐに移送するつもりで置いたままにしてしまった。
• 業務終了後であり、かつ、来庁者が立ち入ることがほとんどない非常用避難通路ならば、蓋を閉じた文書保管箱にしまってあり、外からは見えないため大丈夫と考えた職員が、一時的な保管場所として利用してしまった。

 二次被害またはおそれの有無及びその内容（同条第5号該当）

不明

その他参考となる事項（同条第9号該当）

特になし

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