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更新日:2014年5月1日

足立区パブリックコメント活用マニュアル

1パブリックコメントとは

(定義)

第2条 この要綱において「パブリックコメント手続」とは、区民の生活に広く影響を及ぼす区の基本的な施策等を策定する過程において、事前にその案を広く公表し、区民だれもが意見又は情報(以下「意見等」という。)を述べることができる機会を設け、それに対する区の考え方を公表していく一連の手続をいう。

パブリックコメントのパブリック(public)は「公衆」、コメント(comment)は「意見」の意味です。「パブコメ」とか「区民意見募集制度」「区民意見表明制度」などとも呼ばれております。足立区におけるパブリックコメントの定義は上記のとおりです。

国においては、平成11年3月に「規制の設定又は改廃に係る意見提出手続」が閣議決定され、意見提出手続が各省庁に取り入れられました。その後、17年6月の行政手続法改正により「意見公募手続」が法制化されています。

都道府県レベルでは、12年4月に滋賀県や岩手県で導入され、その後、区市町村レベルを含めて、多くの自治体で導入が進みました。

足立区では、平成15年9月に制度を導入し、17年4月施行の足立区自治基本条例第10条において規定を設け、実施を義務づけています。

2実施目的

(目的)

第1条 この要綱は、パブリックコメント手続に関して必要な事項を定めることにより、区民参画の促進と区政の透明性向上を図るとともに、区と区民との協働による開かれた区政の推進に資することを目的とする。

パブリックコメントの実施目的は、一連の手続きを通して、区民の多様な意見を区政に反映させること及び区民に対する区の説明責任を果たすことにあります。

パブリックコメント制度を確立し、制度を着実に実施することで、区政への区民参画が促進されるとともに、区政の透明性向上も図ることができ、区民との協働による開かれた区政が推進されます。

3実施機関

(実施機関)

第3条 この要綱において「実施機関」とは、区長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員及び農業委員会をいう。

実施機関とは、足立区においてパブリックコメント制度を実施すべき機関のことをいいます。

4意見を提出できる者

第2条

2 この要綱において「区民」とは、次に掲げるものをいう。

  1. 区の区域内に住所を有する者
  2. 区の区域内に事務所又は事業所を有する個人及び法人その他の団体
  3. 区の区域内に存する事務所又は事業所に勤務する者
  4. 区の区域内に存する学校に在学する者
  5. その他施策等の案に直接的な利害関係を有すると認められるもの

足立区に在住、在勤、在学する者のほかに、当区以外に居住する利害関係者なども広く「区民」として位置付け、パブリックコメントの対象案件に対し意見を提出できるものとしています。

 5パブリックコメントの対象となる施策等

(1)通常のパブリックコメント

(対象施策等)

第4条 パブリックコメント手続の対象となる施策等(以下「施策等」という。)の策定は、次の各号に掲げるとおりとする。

  1. 区の総合的な施策に関する計画又は指針の策定及び重要な改定
  2. 各行政分野の施策の基本方針又は基本的な事項を定める計画の策定及び重要な改定
  3. 区民生活又は事業活動に直接かつ重大な影響を与える条例又は宣言等の制定及び重要な改定
  4. その他実施機関がパブリックコメント手続を適用することが必要と認める施策の策定及び重要な改定

パブリックコメントの対象となる施策等とは、基本的に、区民生活や事業活動に直接かつ大きな影響を与える計画や、区民に義務を課し、又は権利を制限する条例等で、区内全域または全区民を対象とするものをいいます。基本構想・プラン・方針なども含みます。

経営改革プラン、定員適正化指針や職員の給与に関する条例など、行政内部にのみ適用されるものは対象外です。

(2)構想の段階のパブリックコメント

(構想の段階のパブリックコメント手続)

第11条 実施機関は、特に重要な施策等の策定に当たって広く区民の意見等を反映させる必要があると認めるときには、構想の段階で、検討素材を対象としてパブリックコメント手続に準じた手続を行うよう努めるものとする。

特に重要な施策等とは、上記の「5(1)」の施策等のうち、区民生活又は事業活動に与える影響が"特に"大きいと認められるもののことをいいます。このような施策等の策定に際しては、案が固まる前の「構想の段階」でも、パブリックコメント手続きを行うよう努めることとしています。

(3)適用除外

(適用除外)

第5条 前条の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合は、施策等の策定にあたりパブリックコメント手続を適用しないことができる。

  1. 迅速性又は緊急性を要する場合
  2. 地方自治法(昭和22年法律第67号)に規定する附属機関その他これに準ずるものが、この要綱に定める手続に準ずる手続を経て報告、答申等を行い、当該報告、答申等を受けて実施機関が施策等を策定する場合
  3. 施策等の策定に関し、この要綱に定める事項について別に定めがある場合

「迅速性又は緊急性を要する場合」とは、パブリックコメント実施に伴う所要期間の経過などにより、政策の効果が損なわれるなど、パブリックコメント実施による明確な弊害がある場合をいいます。

6パブリックコメントの実施方法

(1)実施の予告

(パブリックコメント手続の周知等)

第7条 実施機関は、パブリックコメント手続を適用するときは、その概要を広報紙等に掲載するとともに、必要に応じて、当該パブリックコメント手続の実施について周知するよう努めるものとする。

パブリックコメントを実施する際には、より多くの区民が意見を提出できるよう、以下の方法により、事前に区民に実施を予告して、周知を図る必要があります。

  • (ア)広報紙への概要の掲載
    案件の名称・概要、意見募集期間、施策案の公表方法、意見の提出方法などを、あだち広報に掲載してください。なお、原稿の締切日は、発行日の1ヶ月以上前に設定されているので注意してください。
  • (イ)ホームページへの掲載
    上記(ア)と同様に、概要を、パブリックコメント実施の概ね1ヶ月前までに、ホームページへ掲載してください(「今後の募集予定」欄に掲載)。
  • (ウ)A-メールによる配信
    携帯電話で受信する区民もいるので、必要最低限の事項をA-メールにて配信してください。なお、当面は政策経営部政策経営課で実施します。
  • (エ)その他必要な方法

(2)施策等の案の公表

(施策等の案の公表)

第6条 実施機関は、施策等を策定しようとするときは、施策等の案の公表を、最終的な意思決定を行う前の適切な時期に行わなければならない。

2 実施機関は、前項の規定により施策等の案を公表するときは、関連する資料を併せて公表するよう努めるものとする。

5 実施機関は、第1項の規定により施策等の案を公表するときは、次に掲げるものを明らかにしなければならない。

(1)施策等の案の公表方法、(2)意見等の提出期間、(3)意見等の提出先、(4)意見等の提出方法、(5)その他実施機関が必要と認める事項

施策等の案の公表は、内容の修正など、寄せられた意見を最終的な意思決定に反映させることが十分可能な時期に行う必要があります。

公表する案は、区民がその内容を十分理解できるよう、難しい表現を避けわかりやすいものとしてください。案自体をわかりやすく作成することが困難な場合や、案の内容が相当量に及ぶ場合は、別途「概要版」を作成するなど、区民が理解しやすい資料の公表を心がけてください。

なお、第2項の「関連する資料」とは、根拠法令、附属機関からの答申、イメージ図などのことであり、区民の理解をより深めるため、適宜公表してください。

施策等の案を公表する際には、(1)施策等の案の公表方法、(2)意見等の提出期間、(3)意見等の提出先、(4)意見等の提出方法、(5)その他実施機関が必要と認める事項、の5項目は、あわせて必ず公表しなければならないとされております。

※本マニュアルの末尾に、別紙2として、案の公表時に使用する必要事項を全て記載したチラシを掲載しておりますので、ご活用ください。

(3)公表方法

第6条

3 実施機関が施策等の案及び関連する資料を公表する方法は、次によるものとする。

  1. 区のホームページへの掲載
  2. 担当課における閲覧及び配布
  3. 政策経営課、区政情報課、中央図書館及び区民事務所における配布
  4. その他実施機関が必要と認める方法

4 実施機関は、前項の規定にかかわらず、施策等の案及び関連する資料が相当量に及ぶ場合に、その概要を前項各号の方法により公表することとし、施策等の案及び関連する資料全体については、担当課における閲覧のみとすることができる。

ホームページへの掲載

別紙2のチラシに記載してある事項について、ホームページに掲載してください(「パブリックコメント受付中」欄に掲載)。

担当課における閲覧及び配布

施策等の案及び関連資料に、別紙2のチラシを添付して、担当課において閲覧に供するとともに、希望者に配布してください。

政策経営課、区政情報課、中央図書館及び区民事務所における配布

これらの場所においても資料を配布しますので、意見募集の開始日までに、施策等の案及び関連資料に別紙2のチラシを添付して、送付してください。

なお、区民事務所に資料を送付するには、事前に地域のちから推進部地域調整課管理係に協議が必要です。当面この事前協議は政策経営部政策課にて行いますので、担当課は十分な余裕をもって(遅くとも2週間前までに)、政策経営課に施策等の案・関連資料・別紙2のチラシを持ち込んでください。

協議終了後、「調整印」を押印した送付文書を担当課にお渡ししますので、区民事務所に資料を送付する際には、必ずこの送付文書を添付してください。
※各送付先、送付部数は以下のとおりです。

送付先

送付部数

送付先

送付部数

千住区民事務所

3部

中川区民事務所

2部

江北区民事務所

2部

花畑区民事務所

2部

江南区民事務所

2部

竹の塚区民事務所

3部

新田区民事務所

2部

西新井区民事務所

3部

興本区民事務所

2部

伊興区民事務所

2部

梅田区民事務所

2部

鹿浜区民事務所

2部

戸籍住民課窓口サービス係

(中央本町区民事務所分)

3部

舎人区民事務所

2部

東綾瀬区民事務所

3部

中央図書館

2部

佐野区民事務所

2部

区政情報課

5部

保塚区民事務所

2部

政策経営課

2部

その他実施機関が必要と認める方法

なお、施策等の案及び関連資料が相当量に及ぶ場合は、資料全体の公表は担当課窓口での閲覧のみとし、その他では概要のみの公表とすることができます。この場合は、事前に必ず政策経営課に連絡してください。

(4)意見募集

(意見等の提出)

第8条 実施機関は、案の公表の日から起算して30日以上の期間を設けて、区民からの意見等の提出を受けなければならない。
2 実施機関は、第1項の規定にかかわらず、やむを得ない理由があるときは、その理由を明らかにしたうえで、意見等の提出期間を30日未満とすることができる。
3 区民が意見等を提出する方法は、次によるものとする。
(1)担当課窓口への直接持参、(2)郵便、(3)ファクシミリ、(4)区のホームページの意見受付フォームへの入力、(5)その他実施機関が必要と認める方法
4 区民が意見等を提出するときは、氏名又は名称及び住所又は所在地並びに法人その他の団体にあってはその代表者の氏名を明らかにしなければならない。

意見募集の期間は、原則として30日以上です。やむを得ない理由があるときは、理由を明らかにした上で、30日未満とすることもできますが、「やむを得ない理由」の区民への説明責任を十分に果たすようにしてください。

区民が意見等を提出する方法は、(1)窓口持参、(2)郵便、(3)ファクシミリ、(4)区のホームページの意見受付フォームへの入力、(5)その他実施機関が必要と認める方法、です。

なお、個人情報保護の観点から、原則、電子メールでの受付は行わないこととなりましたが、このルールが定着するまで、当面の間、電子メールにて意見が提出された場合には、受領する方向で対応してください。また、今後は「区のホームページの意見フォームからの入力」をお願いする旨付記し、ご意見を受領した旨の返信メールを送信してください。(返信文例:「ご意見を受付けました。ありがとうございます。次回からは、セキュリティが確保された通信手段である「区のホームページの意見フォーム」からの入力にご協力をお願いします。」といった簡単な内容でかまいません)。

意見等を提出する際には、添付ファイルに氏名・名称、住所・所在地、法人等の場合はその代表者の氏名の記載が必要です。無記名の場合などは受付けの対象外としております。

(5)意見募集期間の終了

意見募集期間が終了した際には、ホームページを更新する必要があります。ホームページを「パブリックコメント受付終了」欄に移動するとともに、以下の事項についてホームページへ掲載してください。

  • (ア)案件の概要
  • (イ)意見募集期間
  • (ウ)提出された意見数
  • (エ)意見募集は終了した旨の記載
  • (オ)施策等の決定予定時期
  • (カ)提出された意見等に対する区の考え方の公表予定時期

(6)提出された意見等の考慮

(意思決定にあたっての意見等の配慮)

第9条 実施機関は、前条の規定により提出された意見等を十分に考慮して、最終的な意思決定を行うものとする。

実施機関は、提出された意見等を十分に考慮して意思決定をしてください。

 (7)提出された意見等に対する区の考え方の公表

(意見等の公表)

第10条 実施機関は、施策等の策定について最終的な意思決定を行ったときは、次の各号に掲げる事項を公表しなければならない。

  1. 提出された意見等
  2. 提出された意見等に対する実施機関の考え方
  3. 施策等の案を修正して意思決定をしたときは、当該修正の内容
  4. その他実施機関が必要と認める事項

2 前項の意見等の公表において、施策等の策定に対する意見等に関わりのないものについては、その事項を省略することができる。

3 第1項の規定による公表の方法については、第6条第3項第1号及び第2号の規定を準用する。

実施機関は、施策等の最終的な意思決定を行った際には、その内容とともに、「パブリックコメントの結果」を公表しなければなりません。パブリックコメントの結果とは、意見等の件数、意見等の概要、意見等に対する区の考え方、施策等の案を修正した場合はその内容、などです。
意見等の概要とこれに対する区の考え方は、意見1件に対し1件ずつ回答する必要はなく、類似した意見はまとめて区の考え方を示すことも可能です。

パブリックコメントの結果の公表方法は、ホームページへの掲載と担当課における閲覧及び配布です。なお、ホームページへの掲載については、「いただいたご意見に対する区の考え方」欄に掲載するとともに、案件の概要・意見募集期間・施策等の決定時期もあわせて掲載してください。

なお、意見募集の終了時から最終的な意思決定までの期間が概ね3ヶ月以上となる場合には、パブリックコメントの結果は、意見募集終了時から3ヶ月以内に公表するよう努めてください。

(8)施策等の策定・公表

施策等の最終的な意思決定を行った際には、その内容を、以下のいずれかの方法により、ホームページの「いただいたご意見に対する区の考え方」欄に掲載してください。また、ホームページ掲載事項のうち、「案件の概要」及び「施策等の決定時期」の記載を更新してください。

  • (ア)直接掲載
    施策等の内容を、直接パブリックコメントページに掲載する。
  • (イ)リンクの掲載
    パブリックコメントページに、施策等の内容を掲載しているページへのリンクを貼る。

7留意事項

(意見等の取扱い及び個人情報の保護)

第12条 実施機関は、第10条第1項の規定にかかわらず、意見等を公表することが、第三者の正当な権利利益を害するおそれがあると認めるときは、当該意見等の全部又は一部を公表しないことができる。
2 実施機関は、第8条第4項の規定により意見等の提出者に明示させた氏名、住所その他の個人情報を、足立区個人情報保護条例(平成5年足立区条例第57号)の趣旨に則り、適正に管理しなければならない。

当然のことではありますが、意見等を提出した区民の個人情報の取扱いについては十分注意するとともに、第三者の権利利益を害することのないよう、意見等の公表内容にも十分留意してください。

8よくある質問とその回答

質問

パブリックコメントを実施すべきかどうか、判断がわからないのですが。

回答

5パブリックコメントの対象となる施策等の(1)に記載したとおり、基本的に区民生活や事業活動に大きな影響を与える計画や、区民に義務を課し、又は権利を制限する条例等で、かつ区内全域または全区民を対象とするものがパブリックコメントの対象となります。通常、基本条例とか基本計画とか呼ばれているものが該当しますが、特に名称で決まるものではなく、それぞれの内容により判断することになります。もちろん、その判断については、区民に対する説明責任を負うことになりますのでご注意ください。

質問

パブリックコメントで提出された意見等は、必ず最終的な意思決定に反映させなければならないのでしょうか。

回答

要綱の第9条に規定されているとおり、意見等を十分に考慮する必要はありますが、必ずしも当該意見等に拘束されるわけではありません。ただし、第10条に規定されているとおり、意見等に対する区の考え方を公表する義務があります。

質問

パブリックコメント実施から、区の意思決定、公表に至るといった一連の手続きが完了した場合、ホームページの掲載期間は、その後、どの程度必要でしょうか。

回答

計画や施策案など、内容にもよりますが、意思決定後については、再確認する期間も考慮し、「意見受付募集した(案)」を「パブリックコメント受付終了欄」に移してから、概ね1年程度を目安に掲載していただければよろしいのではないかと考えます。

その他

別紙1:パブリックコメント実施チェックリスト(PDF:8KB)

別紙2:パブリックコメント書式(PDF:19KB)

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お問い合わせ

政策経営部政策経営課

電話番号:03-3880-5811

ファクス:03-3880-5610

Eメール:seisaku@city.adachi.tokyo.jp

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